Archiviazione Partiture

[MirkoMB]

Ciao,

voi come vi arrangiate per conservare e archiviare le partiture della vostra banda?

Io solitamente archivio pezzo per pezzo, in contenitori di cartone mettendo la lista (non in ordine), alcuni invece dividono tutte le parti per strumento, ma lo trovo molto dispersivo anche se, al momento della distribuzione, uno sa gia' dove è una determinata partitura.

Da voi come funziona?

[Denis]

io divido gli originali a "blocco", ognuno in una cartellina diversa sulla quale sono scritte tutte le info. Le partiture le tengo separate dalle parti.
le cartelline vengono raccolte in faldoni numerati (rossi per le parti, blu per le partiture), in un database ho debitamente segnato "dove" e "cosa".

[Nous]

Noi abbiamo un enorme armadio a muro, che contiene un centinaio circa di cartellette-raccoglitore.
Le cartellette sono numerate da 1 a n (n=numero attuale).
Poi abbiamo un database informatico, aggiornato ad ogni concerto, contenente l'elenco dei pezzi (non dividiamo partiture e parti, andiamo per pezzi da concerto) con l'indicazione dell'autore, del titolo, dell'anno di acquisto, dell'anno dell'ultima esecuzione, del numero di raccoglitore che lo contiene, delle eventuali note (es. "Manca la parte del..").
Annualmente si stampa l'archivio aggiornato, per consultazioni rapide, che viene inserito nell'armadio cui sopra.

Tutto questo sistema se l'è inventato il nostro ottimo archivista, devo dire che funziona molto bene.

[AnnaC]

per noi come Denis.. anche perchè le parti son dislocate in più stanze data la mole dell'archivio...

diciamo che qualce anno fa erano state suddivise per genere.. originali per banda, danze, suite, estratti da opere.. un po' di tutto.. ora ovviamente le parti nuove non ci stanno più in mezzo alle altre vecchie.. quindi via con nuovi faldoni classificati e registrati...

il tutto funziona così bene che sono 3 giorni che cerco un faldone (essendo io la sciagurata archivista..).. e non lo trovo più...

ma da voi sono tutti così diligenti con le parti? da me è un mezzo disastro.. gente che mi riporta ora copie di  parti del repertorio di due anni già tutte archiviate e sistemate.. che disastro!

[Renato]

Nel 2000 ho risistemato quasi da zero l'archivio della banda del mio paese, e l'ho gestito sostanzialmente da solo fino a inizio 2008.
Ho rimesso in ordine alfabetico il tutto e fatto un elenco su excel, periodicamente aggiornato e ristampato.
Le parti sono messe in cartelle a gruppi di 3-5 (a seconda di quanto ingombrano), partiture comprese.
Ho fatto la divisione tra "brani concerto" e "marce".
Voler lasciare tutto fisicamente n ordine alfabetico significa però dover inserire nuove cartelle in mezzo a quelle esistenti, con il problema della numerazione (ho dovuto fare cartelle "-bis" ecc. per mantenere una numerazione facile da usare).
Tutto sommato il sistema ha dimostrato di funzionare senza problemi.
Altra cosa che stavo facendo è separare e riordinare gli "originali", tenendo una copia per strumento + partitura separati dalle altre copie.

In ogni caso il compito dell'archivista è, secondo la mia esperienza, uno dei "peggiori" tra i vari incarichi, specie quando chi suona (e purtroppo anche chi "dirige", ma lasciamo perdere questo discorso, altrimenti vado OT e in più mi inalbero) si sente in diritto di chiedere le cose all'ultimo e vuole avere tutto subito e in ordine...

Parti vecchie? L'ultima volta in cui ho fatto pulizia ho trovato autentici reperti, risalenti niente meno che a Santa Cecilia 1994...

[MirkoMB]

In ogni caso il compito dell'archivista è, secondo la mia esperienza, uno dei "peggiori" tra i vari incarichi, specie quando chi suona (e purtroppo anche chi "dirige", ma lasciamo perdere questo discorso, altrimenti vado OT e in più mi inalbero) si sente in diritto di chiedere le cose all'ultimo e vuole avere tutto subito e in ordine...

Eh, come ti capisco.
Mi sono preso il compito io di fare da archivista. Non sai le bestemmie che tiro alla gente che alla quinta prova consecutiva dello stesso pezzo mi chiede ancora la parte....

[lalla]

Nel 1997 ho iniziato a sistemare l'archivio insieme alla mia collega Meli,  non era archiviato nulla, quindi siamo partite  da zero. Abbiamo innanzitutto separato le marce  dai brani da concerto,  le prime nelle buste trasparenti in plastica a buccia d'arancia  con fuori un numero. In ogni busta si trovano gli originali divisi dalle fotocopie tutto messo in ordine di strumenti come da partitura,  poi ogni busta viene messa in scatoloni e posizionate in base al numero progressivo e  rimessi al loro posto. Mentre i brani da concerto sono in cartelle numerate, anche qui in ogni cartella ci sono originali, fotocopie e partitura, a volte in una cartella mettiamo anche più brani, chiaramente tutto in ordine di strumenti, così sono facili da trovare tutte le parti.  Il tutto è inserito in un database access, TITOLO, AUTORE, GENERE, NUMERO CATALOGAZIONE, PARTI MANCANTI, PARTITURA (presente o non), ANNO, CASA EDITRICE,  ecc ecc.

Quindi la numerazione non è in ordine alfabetico ma di successione, poi nel database posso fare la ricerca come voglio. Poi abbiamo archiaviato anche le partiture storiche manoscritte, che hanno a loro volta una catalogazione utilizzando i numeri e lettere, e sistemata in un posto diverso dalle altre.

Nel database ci sono 2 tabelle, BRANI e MARCE.

Ci abbiamo messo un pò ad ordinarle tutte sia copie che originali per strumento, ma ora è in ordine. 

[new man]

Vedo che i metodi sono più o meno lo stesso e che vi comportate benissimo. Vi posto la mia esperienza.
Archivio con raccoglitori per marce, per ballabili, per inni, per religiose e per brani da concerto che ovviamente sono tanti. All'interno di ogni raccoglitore ci sono i brani all'interno di cartellette, all'interno di ogni cartelletta ho suddiviso le partiture dagli originali. Entrambe sono ordinate per strumento.
Tutto l'archivio è inventariato in file excel con indicato anche la presenza o meno del file audio, visto che ho poi anche l'archivio multimediale.

Trovo interessante l'idea di separare fisicamente gli originali, in faldoni a parte. In effetti è più sicuro che così non si utilizzi originali impropriamente, però è più scomodo qualora serva una parte, la si cerchi nel faldone delle copie distribuibili, non la si trovi e si debba perciò andare al faldone degli originali e di nuovo cercarla. Mah, credo manterrò il sistema attuale.

Interessante l'idea di segnarsi quando sono state acquistate e suonate, ci avevo pensato ma c'è già sempre tanto da fare!

Un'altra idea, dispendiosa e non so fino a che punto utile, è quella di scannerizzare tutti gli originali. Più per sicurezza e comodità di scambio con altre bande, piuttosto che come metodo di conservazione degli originali. In sede un computer l'abbiamo ma non è all'altezza, devo fare tutto col portatile!

[Talir]

Da noi il sistema è molto simile a quello riportato da Nous e Lalla. Effettivamente funziona molto bene, ma ritengo che il sistema funziona se l'archivista è scrupoloso ed attento. Attualmente il nostro archivista è l'ex presidente della banda (ora non più nelle vesti di musicante) ed è coadiuvato da due bandiste per la complicata gestione cartacea e delle esigenze dei 60 sciagurati che suonano :-) Un aiuto viene anche dal sottoscritto per l'aggiornamento in continuo dei file excel .... e la pubblicazione sul sito internet della banda.

roberto